本籍地以外で戸籍を取る?4つの方法からベストな方法を教えます。

query_builder 2019/03/16
相続
kosekisyutoku

本籍地が遠方で行けない。なんとか本籍地以外の役所で相続に使う戸籍謄本を取る方法はないの?


そんな思いはありませんでしょうか?

この記事を読むことで、戸籍謄本はどうやって取ることができるのか、方法の種類と具体的なやり方が分かります。

私が司法書士の業務としてよく行う戸籍収集の経験から、誰でも戸籍謄本を集めることができるように請求書の書き方や手順などを記入例を並べながら解説します。


戸籍謄本を取る4つの方法

遠方から戸籍を取りたいとお考えなのであれば「郵送で請求する」ほぼこれで決まりです。


郵送で請求してしまうのが一番早く、楽だからです。

他にはどんな方法があるのか、戸籍謄本の取得方法をまとめると次の4つが挙げられます。


  1. コンビニで取る
  2. 郵便局で取る
  3. 本籍の役所窓口で取る
  4. 郵送で請求する


残念ながら2019年7月現在、本籍地以外の役所窓口で相続手続きに必要となる戸籍は取れません。


戸籍は市区町村単位で管理されているため、よその市区町村からだと戸籍情報にアクセスできず謄本を発行することができないんですね。こればっかりは窓口の人に詰め寄ってもどうともできません。

2019年3月15日の閣議のなかで、本籍地でない市区町村でも戸籍を取得できるようにする戸籍法の改正案が決定されました。

そしてこの改正案は2019年5月24日には無事に国会で可決・成立。

成立した改正法はすぐに効果があるわけではありません。改正法は施行されて初めて効果を発揮します。


改正法の施行は2024年度の予定となっています。この新システムが運用開始となれば本籍地以外の役所窓口でも相続手続きに必要な戸籍の全てを集めることができるようになります。

専門家に依頼せずに相続の各種手続きを自分で進めることが以前よりも簡単になるでしょう。


郵送以外にもっと良い方法がないかな?と調べるのに1時間、請求する準備のために電話連絡のやり取りなどで1時間、合計2時間は無駄にすることになります。郵送であれば今このページを見ながら準備を開始できます!

他の方法がどうして向いていないのかも含めて個別に説明していきますね。



コンビニで取る方法(ハードル高&揃わない)

コンビニで取る方法

デメリットの部分が大きすぎるため相続の戸籍を取るにはあまり有用なシステムではありません。


多くの方にとっては役所よりもコンビニの方が近くにあるでしょう。コンビニで取れれば一番便利そう!


コンビニではマイナンバーカード(または住民基本台帳カード)を利用してマルチコピー機から操作することで戸籍謄本を発行することができます。


コンビニで戸籍を取るメリットとデメリットをまとめますね。


メリットデメリット
近くのコンビニで取れるのが便利。
システムの稼働時間は毎日6:30~23:00なので窓口が開いていないような時間、曜日でも取れる。
印鑑を用意しなくても取れる。
窓口で取るより手数料が安くされていることがある(自治体による)
マイナンバーカードが必要(通知カードでは不可)
コンビニ交付に対応している自治体でなければ利用できない。
本籍地と住所地が違う場合は、事前に本籍地の自治体に申請していなければ利用できない。
現在戸籍しか発行できないので相続に必要な戸籍全ては揃わない。
マイナンバーカードの普及率は未だに12.8%しかありません。つまり、そもそもコンビニでの発行は大部分の人は利用ができません。また事前申請が必要なので、その事前申請の代わりに戸籍請求すれば用が足りてしまいます。


なんとか準備を済ませても取得できるのは現在戸籍だけとなっています。他の方法を併用しないと相続に必要な戸籍の全てを揃えることはできません。事前申請の具体的なやり方やマルチコピー機の操作方法などの説明は省略します。

郵便局で取る方法(揃わない)

郵便局で取る方法

先ほどのコンビニ交付と同様に、これもまた相続には少し使いにくいシステムになってしまっています。


あまり知られていないのですが(対応する自治体であれば)郵便局で戸籍を取得することができるんです。 郵便局での取り方は役所とほぼ同じで、申請書を書いて窓口に出すことで取ることができます。


郵便局のメリットとデメリットもまとめておきましょう。


メリットデメリット

役所よりも近い場合がある。

郵便局交付に対応している自治体でないと利用できない。

自治体内の郵便局の一部で対応している(全国の郵便局から取得できるわけではない

発行する戸籍の種類に制限があり、相続に必要な戸籍の全ては揃わない。

さいたま市の例であれば、「さいたま市内の郵便局の窓口でさいたま市の戸籍が取れる」というシステムなので全国どこの郵便局からでも戸籍が取れる!というシステムではありません。


郵便局での具体的な手続きは役所窓口とほぼ同じです。そのため手続きは役所窓口の説明をご参照ください。


本籍の役所窓口で取る方法(交通費と移動時間がかかる)

本籍の役所窓口で取る方法

本籍地まで行く機会がある、または頼める親戚が住んでいる場合には使える方法
です。


役所で取るのは一番イメージしやすい方法ですね。「市民課」「区民課」「住民課」などの転入・転出、住民票などを扱っている部署で戸籍も取り扱っています。


相続人であるあなたが直接窓口まで行けばその場で戸籍を取ることができます。 メリットとデメリットを見てみましょう。


メリットデメリット

書き方を聞きながら申請書を書ける。

相談しながら必要な戸籍を発行してもらえる。

役所が遠方だと交通費がかかる。

窓口が混雑していると待たされる。

相続に必要となる戸籍は多くあるのでどこまで必要なのか判断が難しいものです。しかし、窓口の職員は慣れていますので、「こういう戸籍も必要になると思いますよ。」といったアドバイスをもらいやすいです。 また、本籍が移っているためにその窓口だけでは必要な戸籍が揃わなかったときも、次はどこの自治体から戸籍を取ればよいのか聞くこともできるので安心感があります。


窓口で取るときには以下のものを持っていきましょう。

・(交付申請書に押す)

・印鑑手数料(現金)

・本人確認書類


本籍の役所で取る手順
1.「住民課」などの担当窓口に行く
2.窓口周辺に備付けの申請用紙を記入
3.窓口の受付番号を取る
4.窓口で記入内容の確認、その後戸籍を受け取り支払い
遠方まであなた自身がいくのであれば交通費と時間が大問題です。


あなた自身が直接窓口に行かないのであれば、近くに住んでいる親戚や知り合いに頼んで窓口で手続きをしてもらうこともできます。親戚、知り合いそれぞれに頼む場合についても次に説明しておきますね。


近くに住む親戚に頼む場合(打ち合わせ&書類面倒)

本籍地の近くに親戚がいる場合には、親戚に窓口に行ってもらい戸籍を取るという方法もあります。


取得する戸籍が、「その親戚本人のもの」「配偶者のもの」「直系(親、祖父母、子、孫など)のもの」である場合には、もともと親戚本人が自分で取れます。そのため、請求者として親戚本人の名前を書けば取得でき、あなたの委任状を用意する必要はありません。

しかし、相続人ではない兄弟であるとか叔父叔母、甥姪などである場合には「知り合いに頼む場合」と同じ扱いになってしまいます。その場合には委任状を作って渡しておかなければなりません。

今回は委任状を作らなければならないのか、など考えなければいけないこともあるのが面倒なところなんです。

必要となる場合の委任状は次の「知り合いに頼む場合」と同じものです。


近くに住む知り合いに頼む場合(打ち合わせ&書類面倒)

赤の他人がただ窓口に行っても戸籍は取れません。そりゃ取れちゃったら怖いですもんね、戸籍は個人情報のかたまりですから。そこで窓口に代理人として頼まれて来たことを証明するために委任状を作る必要があります。



委任状なんてどうやって作るの…


作るのも大変ですよね。

委任状を作る手間で、郵送用の申請書の準備ができてしまうので結局かかる手間が増えてしまいます。

それでも人に頼んで窓口に行ってもらいたい方のために、委任状の書き方についても「戸籍請求で必要なもの」というところでまとめて説明をします。書き方の詳細のほか、テンプレートもご用意しています。


本籍の役所窓口に代理人に行ってもらい取る手順
1.実際に行ってもらう人と連絡を取り合意する
2.委任状を作り行ってもらう人に渡す(直接・郵送)
3.代理人が担当窓口に行く
4.備付けの申請用紙を記入
5.受付番号を取る
6.窓口で内容確認して、戸籍の受け取りと支払いをする
7.代理人からあなたへ戸籍を渡す(直接・郵送)


郵送で取る方法(おすすめ!)

郵送で取る方法

本籍のある役所に郵送で戸籍を請求するのは、本籍のある役所が遠方となる場所に住んでいる人や、役所が開いている時間や曜日に窓口に行くことができない人にもオススメの方法です。

書類を書く手間は自分が窓口に行くのとたいして変わらないので、封筒や小為替の準備を自分のペースで進めれば戸籍が取れます。

他の方法と比べると特徴的な部分が多いので、メリットとデメリットをしっかり確認しておきましょう。


メリットデメリット

遠方まで行かずに請求ができる。

もし不備が合っても必要なものを追加で送れば戸籍を発行してもらえる。

開庁時間を気にせず手続きできる。

郵送料や定額小為替手数料を負担しなければならない。

手元に戸籍が届くまで1週間前後かかる。

必要なものが増える分手間がかかる

郵送料・定額小為替手数料などがかかりますが、遠方まで行く交通費と比べると安く済むことが多いです。移動時間も節約できるという利点もあるので、時間をお金で買うという感じにもなるでしょう。


一番のデメリットとなるのは取るのに時間がかかることです。発送してから手元に戸籍が届くまでおおよそ1週間くらいはかかります。

相続の手続きには期限が決まっているものが色々とあります。例えば「相続放棄は3ヶ月以内」「相続税申告は10ヶ月以内」といったものがあります。戸籍を郵送で集めるのには思ったよりも時間がかかるので早めに集めはじめましょう。少しでも急ぎたい場合には速達にするという方法もあります。詳しくは後ほど返信用封筒+切手のところで説明をします。

郵送請求で必要となるのは次のようなものです。


・交付申請書

・手数料(定額小為替)

・本人確認書類のコピー

・返信用封筒+切手




郵送で請求する手順
1.自治体サイト(あるいは当サイト)から申請書を入手して記入
2.自宅やコンビニで本人確認書類のコピーを取る
3.郵便局で封筒、切手、郵便小為替を購入
4.封筒に宛先や返信先を記入し、必要書類を入れて封をする
5.郵便局から発送するか、必要な切手を貼って投函
6.役所で処理後、手元に戸籍が届く
申請書も今すぐ書き始められますし、あとはコンビニと郵便局だけ行けば発送することができます。あれこれ悩んで調べるよりもちょっと行動すれば終わるので一番楽です!



戸籍請求に必要なもの

どの方法で戸籍を取るか決めたら必要なものを揃えます。方法によって必要なものが少し違ってきますので要注意!


手続きごとに必要となるものを図にまとめるとこのようになります。


窓口(相続人)窓口(親族)
(あなたの)印鑑
手数料(現金)
本人確認書類
(親族の)印鑑
手数料(現金)
本人確認書類(あなた+親族)
(委任状)
窓口(知人)郵送
(知人の)印鑑
手数料(現金)
本人確認書類(あなた+知人)
委任状
交付申請書
手数料(定額小為替)
本人確認書類のコピー
返信用封筒+切手

それぞれの書き方や用意の仕方について説明していきますね。



交付申請書(と印鑑)

必要となる方法窓口(相続人)窓口(親族)窓口(知人)郵送

窓口に行く場合はそこで交付申請書を書き、所定の位置に印鑑を押します。 



郵送の場合は自治体のサイトに様式があることが多いのでそれを印刷して記入し、印鑑を押します。

稀にこのような様式が無く、便箋に一定の事項を書いて送ってくださいという自治体もあります。


私が作成したテンプレートで記入の仕方の説明をしていきます。

自治体によって記入欄があったりなかったりしますが、同じような内容を記入していけばOKです。


交付申請書全体図

上から順番にどのように記入すれば良いのか見ていきましょう。

請求者欄

「白岡市」とされているところは宛先です。本籍の自治体の市区町村の名称を書きましょう。


右上の日付は窓口であれば行った日を書きます。郵送であれば発送する日を書いておきましょう。


「請求者」の欄は相続手続きをしたいあなたのことを書きます。

住所、氏名、フリガナ、電話番号を記入し、氏名の横に印鑑を押し忘れないでくださいね。この印鑑は認印で大丈夫です。


請求理由は相続用のものがすぐ書けるように用意をしておきました。

亡くなった日と氏名を書き入れてください。

自治体で用意されている様式に記入する場合は「相続手続きをするため」などの内容を書きましょう。

続柄は、亡くなった人から見てあなたがどの立場であるかを記入します。親が亡くなったのであれば「子」と記入します。

代理人欄


続いて「代理人」の欄です。


ここは窓口に親戚、知り合いに行ってもらう場合に記入します。



相続人が直接窓口に行く場合や郵送する場合には記入する必要はありません。


代理人に手続きしてもらう場合には、代理人の住所氏名などを記入してもらいます。

必要な戸籍欄


「必要な戸籍」は「本籍地」から記入していきましょう。

あなたが結婚して親の戸籍を抜けているため亡くなった親の本籍地がどこか分からない!という場合は、「亡くなった親の住民票の除票」を見ると本籍が記載されています。


住民票の除票が近くでは取れないなどの事情がある場合には、あなたの現在戸籍から順番に調べていく方法もあります。

あなたの現在戸籍には「前の本籍地」が記載されていますので前の本籍地の戸籍を取得して行くと親と一緒の戸籍だった頃の本籍地にたどり着くことができます


「筆頭者」も「亡くなった親の住民票の除票」に記載されています。

住民票の除票が無い場合には父親の名前を書いておきましょう。

父親が筆頭者となっていることが多いためです。

もし誤っていた場合でも申請後に修正することも可能ですのでとりあえず記入しておきましょう。

生年月日は分からなければ記入しなくても大丈夫です。


「証明が必要な方」は亡くなった人のことを記入します。

こちらの生年月日も分からない場合には空欄のままでも大丈夫です。

亡くなった人が筆頭者と同じなのであれば、「筆頭者と同じ」にチェックを入れるだけで大丈夫です。


「必要な戸籍証明書等の種類」はどのような戸籍が必要なのか伝わるように書けばOKです。

亡くなった人の戸籍は「生まれてから亡くなるまでの戸籍全て」が必要となります。

「生まれてから亡くなるまでの戸籍全て」各1通と記入すれば必要な戸籍を取ることができます。

自治体の様式では、「生まれてから亡くなるまでの戸籍」といった内容がある場合にはそれをチェック、無い場合には余白に手書きしておくと良いです。

これだけ書ければ申請書は完成です!必要なものの準備も半分以上終わったと言っていいでしょう!


手数料

必要となる方法窓口(相続人)窓口(親族)窓口(知人)郵送
戸籍謄本等の手数料の金額は「地方公共団体の手数料の標準に関する政令」で定められています。具体的には次の金額となっています。



戸籍謄本1通 450円
除籍謄本1通 750円
改製原戸籍1通 750円

これを現金か、定額小為替で支払うことになります。



「戸籍謄本」とは現在戸籍と呼ばれることもあり、今現在において有効な戸籍のことです。

「除籍謄本」とは、人が亡くなってしまった、結婚で新しい戸籍を作った、転籍して別の本籍地に新しい戸籍ができたなどの原因によって元々の戸籍から記載が除かれ、戸籍に誰も残らなくなった結果として閉鎖された戸籍のことです。

「改製原戸籍」とは、法律が変わって戸籍制度が変わったため新しく作り直される以前の戸籍のことです。例えば、現在戸籍は電子化されましたが、それ以前の手書き時代の戸籍がこれに当たります。




「生まれてから亡くなるまでの戸籍全て」には全部の種類が含まれますので、戸籍謄本が1通に、除籍謄本あるいは改製原戸籍が3~5通くらいにはなります。

「そんなにあるの?」と思われるかもしれませんね。

手数料の支払い方法は、戸籍を取る方法によって違いがあるので少し細分化して説明をしていきます。


現金で払う

必要となる方法窓口(相続人)窓口(親族)窓口(知人)
窓口で戸籍を取る場合には、普通に現金で支払えば大丈夫です。親戚や知人に言ってもらう場合には当然親戚や知人がその場で支払わなければならないため、事前か事後に精算しましょう。



定額小為替で払う

必要となる方法郵送
郵送の場合には、定額小為替を送ることで支払いをします。


現金書留で支払うことができる自治体もありますが、定額小為替発行手数料よりも書留手数料の方が高くなることが多いのであまりオススメしていません。


定額小為替とはゆうちょ銀行の提供するサービスです。

ゆうちょ銀行の窓口まで行き一定の金額が印字されている定額小為替証書を購入し、相手に送ると相手側がゆうちょ銀行の窓口で換金できるものです。

なかなか馴染みのないサービスだと思いますがやってみると意外とどうにかなります!私は仕事で使うことも多いのですが、使い始めたらすぐに慣れました!

それでは定額小為替の購入手順を説明。


  1. ゆうちょ銀行で定額小為替振出の伝票をもらう。
  2. 伝票に「日付」「住所」「氏名」「電話番号」を記入する。
  3. 欲しい定額小為替の金額の横に「枚数」を記入する。
  4. 受付番号をとって窓口で用意してもらい支払う。
定額小為替は額面に関わらず、1通あたり100円の発行手数料がかかります。


郵送で「生まれてから亡くなるまでの戸籍全て」を請求する場合には、最低でも450円1枚に750円を3枚は送った方が良いでしょう。

実際には戸籍がもっとあったために定額小為替が不足した場合には、自治体からその旨連絡がきますので、不足分の定額小為替を追加で郵送すれば全部の戸籍を送ってもらえます。


追加の郵送料や余計な時間を使いたくない人は、450円1枚に750円を5枚くらい送っておくと不足することはほとんどありません。

使われなかった定額小為替は戸籍と一緒に返送されてきますので、購入してから6ヶ月以内であれば後日ゆうちょ銀行で換金することもできます。


本人確認書類

必要となる方法窓口(相続人)窓口(親族)窓口(知人)郵送
窓口に行く人は本人確認書類の提示が必須となります。


郵送する人は本人確認書類のコピーを送ります。

委任状を作成して窓口に行ってもらう場合には、代理人の本人確認書類の提示に加えてあなたの本人確認書類のコピーの提出も必要となります。

そのため委任状と一緒に本人確認書類のコピーも代理人に渡しておきましょう。

「委任状には本人確認書類のコピーはセット!」と覚えておいてください。

本人確認と言えば運転免許証を使えば間違いがありません。免許証は持って無いという人は以下のようなものが使えますので参考にしてください。


1枚の提示で足りるもの(例)2枚以上の提示が必要なもの(例)
運転免許証
写真付き住民基本台帳カード
旅券(パスポート)
国又は地方公共団体の機関が発行した身分証
海技免状
小型船舶操縦免許証
電気工事士免状
宅地建物取引主任者証
教習資格認定証
船員手帳
戦傷病者手帳
療育手帳
在留カード又は特別永住者証明書(注)

(注 略)

など

写真の貼付のない住民基本台帳カード
国民健康保険、健康保険、船員保険、又は介護保険の被保険者証
共済組合員証
国民年金手帳
国民年金、厚生年金保険又は船員保険の年金証書
共済年金又は恩給の証書
戸籍謄本等の交付請求書に押印した印鑑に係る印鑑登録証明書

※学生証、法人が発行した身分証明書で写真付きのもの

※国又は地方公共団体が発行した資格証明書のうち写真付きのもの(左記に掲げる書類を除く。)

など

「※」の書類のみが2枚以上あっても確認できませんので、ご注意ください

出典:法務省ウェブサイト(http://www.moj.go.jp/MINJI/minji150.html)

こちらは平成20年時点のものですので、現在ですと「1枚の提示で足りるもの」としてマイナンバーカードも入りますね。



返信用封筒+切手



必要となる方法郵送
郵送請求では返信用封筒に切手を貼って送る必要があります。


戸籍はA4サイズの書類ですが、三つ折りにして発送してもらえるため長3封筒を使用すれば大丈夫です。

送られてくる戸籍が1通のみであれば82円切手で足りるのですが、「生まれてから亡くなるまでの戸籍全て」ですとそこそこの重さになるため、120円切手を貼っておくのが安心です。

返信用長3封筒は三つ折りにすれば、長3封筒に入れて送ることができます。こうすれば往復共に長3封筒でやり取りすることができます。


相続手続きを急ぐ事情があり、少しでも早く戸籍が欲しい場合には速達でやり取りをすると良いでしょう。

この場合は速達料金分の切手280円を余計に貼り、封筒の右上部に赤い線を引けば速達とすることができます。


しかし、それだけの料金と手間をかけるのであれば、レターパックを利用する方が簡単確実です。

レターパックプラス(510円)であれば自動的に速達扱いになり重量による料金の変化もありません。

また、レターパックライト(360円)は速達扱いとはなりませんが土日祝も配達をしてもらえ、速達に準じる早さで配達してもらえます。


返信用レターパックを送るときは二つ折りにするとレターパックに入れて送ることができます。

返信用レターパックを折っても使用できますのでご安心ください。

レターパックのご依頼主様保管用シールは剥がしても剥がさなくても大丈夫ですが、追跡をしたい場合には剥がしておくと良いでしょう。

レターパックプラスに付いている配達証は剥がしてはいけませんよ!

返信用封筒の宛先はあなたの自宅、往信用封筒の宛先は「○○市(町、村、区) 戸籍 郵送」で検索すると調べられます。


委任状

必要となる方法窓口(親族)窓口(知人)
親戚が自身では取得できない戸籍(親戚本人が載っていない又は親戚が親や子などの直系でない)の場合には、相続人であるあなたからの委任状が必要となります。


知人に行ってもらう場合にもあなたからの委任状が必要です。


記入の仕方は交付申請書とほとんど同じですが、少し注意点もあるので補足していきますね。

委任状全体図

委任状の代理人欄

代理人は実際に窓口に行ってくれる人の住所と氏名を記入します。点線の円の中は印鑑を押すスペースですが、押すのはお願いするあなたの印鑑です。

委任状の被相続人欄

被相続人の欄は交付申請書の書き方と全く同じです。

委任状の続柄

続柄は、亡くなった人から見た関係でしたね。親の相続であれば子と記入します。ここで押す印鑑もあなたの印鑑です。委任状ではあなたの印鑑を2ヶ所に押すことになります。

戸籍謄本

必要となる方法原則必要ない
戸籍謄本を取る際に戸籍謄本の提示、またはコピーの提出が必要なケースがあります。



戸籍は自治体ごとに管理しているため、請求する自治体が戸籍をチェックしてもあなたが載っていないと本当にあなたが相続人なのか確認できない場合があります。


これはあなたが結婚などで親の戸籍を出てから、親が転籍して新しい戸籍を作ることなどで起こります。

しかしそんなにあるケースではありません。


念のため窓口まで行く場合には、今までに集めた戸籍は持っていくようにしましょう。郵送の場合には自治体から戸籍を送ることが必要であると連絡が来ますので、連絡を受けてから追加で郵送すれば大丈夫です。


まとめ

相続に必要な戸籍を集めるには窓口に行く方法か郵送する方法があります。本籍地が遠いのであれば、郵送が一番オススメです。


なぜなら郵送よりももっと手軽で簡単な方法は無いから。

どうにかもっと楽に取れないかと考えたり調べたりする時間があれば、郵送の準備を始めれば無駄な時間を使わずに済みます。

このページを見ながら書類の準備をすれば、後は封筒、切手、郵便小為替だけ買ってくれば準備は完了です。


さあ、今できるところから戸籍を取る準備を始めましょう。


相続でどういう戸籍を請求すれば良いのかが分からないのであれば、「相続人が誰か丸分かり!法定相続分と必要な戸籍も分かりやすく解説」で相続人と必要な戸籍についてまとめているので参考にしてみてください。

それでもどうしても準備するのが難しいと感じたり、時間がない場合には司法書士などの専門家に依頼することも検討してみてください。

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